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いろいろとメモ帳やノートを試すのが趣味に近いところがある。
先日はむしゃくしゃしたのでLOFTにいって衝動買いをした。カッとなってやった。後悔はしてない。
まぁともかく、今回は事務所の年末の大掃除のおかげもあり、僕の机が1メートルから1．2メートルのものに広がった利点をフルに活かそうと卓上カレンダーを買ってきました。
卓上カレンダーになんとなく憧れていたので。ただ、持ち歩く手帳と卓上カレンダーとiCalってなるとさすがに使いこなせないだろうと思い、卓上カレンダーを持ち歩くことにしました。
これだけ読むとちょっと頭の弱い子みたいな感じですが、すごくかわいいノート型のカレンダーがあったので、それを卓上に展開したり持ち歩いたりしているだけなのです。
真ん中は表紙。
みぎがわは自作した台。Amazonの段ボールに切れ込みを入れたのです。
この卓上カレンダーは予定を管理すると言うよりも、
- 一ヶ月の中で定期的にやらなくてはいけないこと（給与計算だったり、各種指標のチェックだったり）
- １，２ヶ月後の予定に対して準備していくこと（理事会の資料だったり、日程調整だったり）
※もちろんそれでも予定は変わったりするので、書き込むのはフリクションボールにしました！
細かい予定や、特に実績はiCalと、自作の日報システムで管理しています。
ま、続くか分からないですが、一つの楽しみということで。
新年早々、自分のことしか書いていない気持ち悪いエントリーで恐縮だが、
理想を知らないと現実の問題点が分からないということで、自分の理想の一日を書き下してみる。
加えて、下記の日程の達成率を一月の目標にしようかと思う。
また実際に試してみてどうも合わなかった場合はまた修正してみたい。
■コンセプト
- 仕事の効率をあげて成果を出す
- プライベートとのバランスのとれた生活
- お金を貯める
■目標数値
- 仕事は一日12時間まで。月間300時間まで。
- 月に一定額お金を貯める
- TIPNESSは週3回以上
■原則
- タスク管理された以外の予定はこなさない
タスクはすべてOmniFocusとiCalで。 - メール処理時間以外ではメールは見ない
- 定例でない打合せはなるべく減らす
- お金はなるべくかけない
- PCは持って帰らない
- 朝と夜は家で食べる（経済＆健康！）
できるだけオフィスに泊まらない。 - 週に一度は仕事をしない日を作る（日曜日を想定）
- 夜更かしはあまりしない。
- 土曜日はバッファとしてなるべくあけておく。
■理想の時間割
5時半起床
〜6時 新聞を読む
〜8時 TIPNESS
8時事務所到着
〜10時 メール処理、タスクが変わるようならタスク管理 あとは資料作成など
余裕があれば事務所の掃除、日報へのコメント
〜13時 打合せ系 ※打合せは頭が働く午前中に。
13時食事 できればお弁当。
〜14時 ゆっくり休む。昼寝。
〜15時 メール処理
〜18時 開発系＆必要であれば打合せも。
〜19時 メール処理
〜20時 タスク管理。その場で細かいタスクは終わらせる。日報も忘れずに。（残業しても21時まで）
〜21時 帰宅
〜22時 ご飯＆風呂
23時 1時間は自分の将来に対して投資。勉強か読書か運動か。もしくはバッファ。
〜24時 就寝
■こんな気持ち悪いことを考えたきっかけ
そもそも何で理想の一日なんて定義しようかと思ったかというと、ICHIROのドキュメンタリーを見たのがきっかけだ。ICHIRO（に限らず一流のス
ポーツマンは多分そうなんだろうが）は自分の集中力を高めて行くのに、「いつも同じものを食べて、同じ時間に家を出て、同じ準備運動をしている」と言って
いた。オフィスワーカーの僕にとってもそれは多分共通するはず。
そして、今までも「今日はすごい前に進むことができた！」という達成感にあふれる時と、「何となくいまいちだった」と思える時があった。どういう行動をすると、成果が出るのかということを知るためにも、いろいろと試行錯誤してみることが必要だと判断した、ということ。
■余談
余談だがICHIROのドキュメンタリーを見たとき、いつも何となく「悔しい」とか「うらやましい」とか思っていたことがもう少し明確になった。自分も35までにはきちんと「世界で通用する人材」になりたいと強く思ったのだ。
※大体今、「世界で通用する人材」というのが何なのかもよく分からない。もしかしたらそのゴールも変わるかもしれない。でも、今10年後に置いておくにはちょうど良いフレーズ。
そのためには、成果の底上げが必要。昨年の特に後半では「成果を出すまで働き続ける」ということにこだわったが、今年の前半は、「成果を出し続けるための仕事とプライベートのリズムの構築」にこだわってみたいと思う。
※また、お客さんや自分たちの組織を含めて、「健康」ということが成果を出し続けるために非常に重要であるということ、健康はただあるものではなく維持するものであることに気づいたことも大きい。
■言い訳
ただ、言い訳として先に書いておくと、自分の性格からいってあまり型にはめすぎることは向いていないと思っている。自分にとってはどういう形で自分を成長させていけばいいのか、いまいち分かっていないところもあるが、自分なりにあがいてみたい。
注：タイトルとはそこまで関係ありません。
タスク管理をまたソフトでやり始めた。
OmniFocusというソフト。Mac専用だけども。
今ベータ版な割に、かなり完成度が高く日本語もばっちり。
40$くらいなんだけど、このまま使い勝手が向上していくのであれば購入したい。
タスク管理ソフトを使いこなす自分なりのコツ
ちなみに、いろいろと試したが、こういうソフトを使いこなすコツが何となく分かってきた。
結論から言うと、デュアルモニタにして、片一方のモニタにはほぼ常にこのタスク管理ソフトが表示されているような状況にしろということ。
まぁこれのためにトリプルモニタにしてもいいくらい。（Synergy使って別PCでやってもいい。）というかしたいけど、今MacBookなので多分できない。
※余談 デュアルモニタについて
余談だけども、画面の切り替えは結構面倒くさい作業である。ExposeとかSpacesとかあっても。
実際デュアルモニタにすると30%程度能率が上がるというが（それなら、ということでかなりのスタッフに導入している。人件費から考えると非常に安価な買い物。）
この切り替えのコストというのが、紙の手帳が無くならない理由だと思う。
ただ、デュアルモニタにするには日本は狭すぎるのかもしれない。
モニタの置き場的に。オフィス狭くなってきましたし。
そもそも何故タスク管理ソフトをまた使い始めたか？
あと、もう一つ言うと、僕のタスクは今かなりわかりにくくなっていることもこのソフトを使い始めた理由。全体経営系、IT営業、IT人事、かものはしWeb系、開発案件、プライベート、その他など細かい仕事が多岐にわたるため、
- 仕事の切れ間に、タスクを忘れる。ないしは、思い出すのに時間がかかる（結構なロス）
- 紙に比べると長期と短期のタスクのバランスが取りやすい。タスクリストに長期のものがあっても気にならないし、タスクをプロジェクトに昇格して細分化することもできるし、入れ替えられるし。
タスク管理が向上する時の弊害？？
で、一度書いたかもしれないが、タスクを管理し始めると面白いことがある。
細かいタスクを怒濤のごとくこなしていけるため、弊害もあるのだ。
- 便利屋になりがち
これはきちんと仕事を設計する習慣を強く意識すればよい - 生産性が上がって、脳みそがショート寸前。
午前8時半くらいから怒濤のごとくタスクをこなしていくと、15時くらいに疲れる。まぁいったん休んで、21時くらいまでに帰るのが正しい生活だと思う。将来的にも。
タスク管理Softwareの保管としてのノートや携帯
あと、外出先では最近Macを持ち歩かないようにしているので、RODHIAのノートにタスクをメモしている。それも無い状況では、携帯から自分のPCにタスクという名前でメールをしている。（この前間違えてブログにあげちゃいましたが。。。orz）
指導のためにメモ。
- 「オンスケ」と言ってしまった時の責任。
マネジャーの視点から見るとオンスケでないときがある。コーダーも意識を高く持つ。 - リアクションしろ
指摘されたことに関して、自分のポジションを明確にする - 期日までにできない時に連絡しろ
強く言わないとわからない人がいる - クリティカルパスを意識して仕事しているか
たとえば期日当日に、自分が振られたタスクについてわからなかったことを聞くとかNG - AGENDAの作り込み
MTGの問答を想定して、コンテンジェンシープランを考えて、AGENDAを作り込む。MTGで上司が聞かないと出てこないとかダメ。
時間に関していろいろと自分が決めたルールを
- 忙しさを楽しむ
- プライベートはきちんと時間と頭を割く
- 事業ごとに使う時間を基本的に定めてチェックする
- タスクが2日以上遅れ始めたらアラートを出す
いま弊団体のIT事業部は運用の仕事の都合上オフィスが二つに分かれております。
そのため、なかなか意思疎通が難しいんですが、やっぱりそんな中でも少しで情報を提供し合う頻度を増やし、情報自体の質（情報量）も増やすという意味ではSkypeがいいですね。
何も考えずにつながりますし、特にiSightがついている今ではカメラのおかげで電話より全然コミュニケーション緑芽高まります。
お客さんともできるだけSkypeを使っていきたいですよね。
エンパワメントリーダーシップとは、下記の三原則でスタッフと仕事をするというスタイル。
- ミッションを共有する
- （実現方法などに）自由度を与える
- ぎりぎりのところで助けてあげる
自分が忙しいときにはスタッフが困っていても助けてあげられない自分に気づいた。
ということで僕から仕事ふられたら
「何のためにこれをやるんですか？？」
「やり方にいちいち口を挟まないでください」
「ちゃんと忙しくても助けてくださいね！」
って言ってください〜
といっても恋愛系ではないんだけども。
最近kGTDを使ってタスク管理をしています。
これは、OmniOutlinerというソフトを使って、タスクを洗い出し、iCalと連携してタスクをこなしていきましょう〜
というtodo管理ツールです。
具体的にはプロジェクトといって、自分が関わっているプロジェクトを登録していき、そのタスクを洗い出すといういたってシンプルな使い方です。それで「Sync」というボタンを押すと、iCalにタスクとして登録されたり、古いタスクが消えたり、当日やるタスクが赤くなったりしてわかりやすい というツールなわけです。
ちなみに今日現在私のプロジェクトは以下のよう。
- かものはし全般
- その他開発系
- プライベート改善
- 営業
- 人事
- 電子書籍
- 生産性向上
- リップクリームを購入
- KDDIの支払い
- AUを引き落としへ
- パンツをもう一種類購入
- 築地の服を洗濯
- プレゼント購入のためにコンタクト
- Macのメンテナンス
- かばんの件でお店に電話
- リップクリームを購入
- Willcomを判断
- willcom解約
で何がいいたかった買っていうと、日頃やったらいいなぁと思ってもなかなかできないことを洗い出して、期限を付けてしまっている訳です。すると不思議なことに驚くほどできるようになったんですよね。
たとえば携帯料金の引き落としとか僕の中ではめんどくさいタスクな訳で、銀行印を捜してAUショップに行って、変な書類にはんこをいっぱいつく訳です。たいしたことないんだけど、めんどくさい。
でずっとやらなかった。
なぜか？
まぁ思いつくたびに忘れるってことですよね。で、また不便さを感じたときに思い出すんですが、すぐ忘れます。やらないうちに。
なのでタスクを管理するツールに書いておくだけで絶対に忘れずに徐々にモチベーションがあがって、で、期限の前にやってしまうんですよね。
当たり前のことですが結構やってみると不思議な感じです。
徐々にいろいろとやりたかったことが減ってきて私生活に自信が出てきました（笑
ちなみにこのツールでは行動の一つ一つをカテゴリー分けすることもできて、そのカテゴリーの軸でタスクを並べ替えることも簡単にできます。今のところ僕のカテゴリは次のよう。
- 打ち合わせ
- PC
- 電話
- 作業
自分的にはヒットの話題だったので、今年の時間管理術の総括でもしてみようかと購入。
本書の中でもGTD（デイビットアレン著）をより一般的な仕事術の本として進めているように、GTDエンジニア版という印象が強かった。
ポイントはシンプルで、特に印象に残ったのは
- 仕事を信頼できるシステムに洗い出すこと
- 自動化できるものを自動化すること
- プライベートを充実させること
最近Macに切り替えたこともありkinkless GTDをツールとして使っている自分としては納得の内容でした。個人的に最後のあたりのコマンドの特集も参考になったんですが。
Web周りに属している人もきちんと翻訳しながら読めばいい感じだと思います〜
いろいろ考えております。考えている内に気づいたのが、自分は文房具とかメモ帳とか、スケジュール帳のことを考えるのが結構好きなんだな、ということ。 LOFTとか行こうっと。
で、前回課題だった
- オンライン、オフライン、PCが無いときの共有
印刷画面は今のところOutlookが優れているように見受けられるので、まずOutlookで1週間分の予定表を印刷します。で、ポストイットでタスクを貼り、終わったら終わったところに張っていくという感じ。
なので、定期的な予定や、来週の予定などは全部PCでたてるのですが、あとはオフラインに任せることになります。
で、ノートに印刷したものを貼り付けるという手間が必要になるのですが、意外と工作気分で楽しいことや、スケジュールを考え直すモードに切り替えやすいので今のところアリということで。
いい形が決まったらまたブログで。
